Mengurangi Penipuan di Toko Eceran

Manajer toko ritel sering berpikir bahwa mereka melakukan pekerjaan yang sangat baik untuk mengurangi risiko pencurian dan penipuan jika memiliki perangkat keamanan di pintu masuk toko untuk mendeteksi pencurian barang dagangan, pembeli rahasia untuk mengamati pelanggan, dan kamera keamanan menyediakan pengawasan konstan atau setidaknya pencegahan pencurian lantai. Sayangnya para manajer ini mencari cara yang salah. Kebanyakan penipuan dan pencurian ritel tidak berasal dari pelanggan tetapi dengan karyawan.

Bertahun-tahun yang lalu adik saya adalah asisten manajer untuk salah satu toko di jaringan toko obat ritel nasional. Dia dan manajer telah memperhatikan perubahan yang tidak biasa dalam hubungan antara penjualan dan biaya persediaan dan peningkatan yang lebih tinggi dari yang diperkirakan dalam jumlah penyusutan (pencurian) inventaris. Dia bertanya apakah saya bisa mampir ke toko untuk mengunjungi dia dan manajer tentang pengamatan mereka. Saya meninggalkan rumah lebih awal, membungkuk di kedai kopi untuk minum secangkir Joe dan menarik ke tempat parkir sekitar 30 menit sebelum toko dibuka. Saya terkejut melihat pelanggan masuk dan keluar dari toko jadi saya masuk dan membeli koran. Seorang asisten manajer menjalankan mesin kasir dan saya menyebutkan bahwa saya terkejut menemukan toko itu buka begitu cepat. Dia menjelaskan bahwa perusahaan telah mengubah jam operasi tetapi mereka tidak menerima tanda-tanda baru untuk pintu depan. Saya mengucapkan terima kasih atas pelayanannya yang luar biasa dan kembali ke mobil saya untuk menunggu.

Ketika saudara laki-laki saya, asisten manajer lainnya, dan manajer toko tiba, kami berbicara selama beberapa menit di tempat parkir dan kemudian kembali ke belakang untuk mencari di tempat sampah. Di sana, tepat di atas, kami menemukan kaset sampai pagi. Asisten manajer yang lain telah membuka toko satu jam penuh lebih awal, membuat penjualan selama satu jam, mengantongi uang tunai, membuang kaset sampai pada waktu pembukaan resmi dan memulai pekerjaan baru. Ini sudah berlangsung selama sekitar tiga bulan, sejak asisten manajer menawarkan untuk membuka toko setiap hari, "berikan bantuan kepada manajer". Kerugian selama periode tiga bulan mencapai sekitar $ 13.000. Bukan bonus tiga bulan yang buruk untuk "membantu" manajer.

Penipuan karyawan yang paling umum yang saya amati meliputi hal-hal berikut:

– Daftarkan mode pelatihan penipuan,

– Under-ring, penipuan up-charge,

– Pengembalian uang palsu,

– Penipuan kupon / diskon,

– Penipuan pembatalan penjualan, dan

– Penipuan penyesuaian harga.

Daftar Mode Pelatihan Penipuan – Banyak cash register yang memiliki mode pelatihan. Ini memungkinkan manajer melatih karyawan baru tanpa transaksi dicatat sebagai penjualan aktual. Fungsi kasir biasanya, tampilan pelanggan berfungsi dengan tepat. Namun penjualannya tidak tercatat. Seorang manajer yang menempatkan mesin kas dalam mode pelatihan akan dapat berjalan dengan ribuan dolar penjualan yang tidak tercatat setiap hari. Manajer bahkan tidak perlu menjalankan mesin kasir, yang bisa diserahkan kepada karyawan lain yang tidak curiga.

Under-ring, Up-charge Fraud – Penipuan ini terjadi ketika seorang karyawan gagal menelepon semua barang atau membebani pelanggan. Karyawan mengantongi selisih antara jumlah yang dibayar oleh pelanggan dan jumlah yang kurang tercatat. Meskipun ini adalah penipuan termudah untuk dilakukan dan yang paling sulit bagi manajer untuk dideteksi, itu juga dapat dideteksi oleh pelanggan yang memperhatikan dengan teliti pada tampilan pelanggan pada mesin kasir.

Pengembalian Dana Penipuan – Pencurian uang tunai dapat ditutup dengan slip pengembalian uang. Seorang karyawan yang telah mencuri dari kasir menyiapkan slip pembayaran untuk menutupi uang tunai yang diambil. Penipuan ini mudah untuk mencegah jika semua pengembalian uang harus didukung oleh tanda tangan pelanggan yang ditandatangani atau jika slip pengembalian harus ditandatangani oleh kasir dan manajer pada saat pengembalian uang.

Penipuan Kupon / diskon – Penipuan kupon / diskon serupa dengan pengembalian uang palsu. Seorang kasir, daripada menggunakan slip pengembalian uang untuk menutupi pencurian uang tunai, membuat kupon atau diskon berlebihan. Kebanyakan sistem tempat penjualan memiliki kunci diskon untuk diskon, kupon, penjualan khusus, dan promosi. Peninjauan rekaman sampai dengan mata yang mengarah ke aktivitas penjualan yang sangat rendah dan aktivitas diskon yang lebih tinggi daripada yang diharapkan biasanya akan mendeteksi masalah ini.

Penipuan Pelanggaran Penjualan – Sebagian besar register penjualan dilengkapi dengan tombol pembatalan yang memungkinkan kasir membatalkan item dari penjualan tanpa membatalkan seluruh penjualan. Kasir dapat menggunakan fitur ini untuk mencuri ketika pelanggan membayar jumlah penuh untuk penjualan dan menerima perubahan yang sesuai setelah barang-barang telah dibatalkan. Kasir mengantongi perbedaannya. Sejumlah besar pembatalan item pada kaset sampai dengan digabungkan dengan lebih rendah dari total penjualan rata-rata dapat menunjukkan jenis penipuan ini.

Penipuan Penyesuaian Harga – Harga suatu barang dalam sistem akuntansi harus sama dengan harga barang yang sama seperti yang dihitung oleh cash register. Namun, kecuali sistem point-of-sale terintegrasi dengan sistem akuntansi seorang manajer dengan akses ke sistem akuntansi dan pengetahuan tentang bagaimana mengubah harga dapat menurunkan harga dalam sistem akuntansi dan kemudian mengantongi selisih antara hingga pendapatan dan pendapatan sebagai dicatat dalam sistem akuntansi. Penipuan serupa dapat dilakukan jika seorang manajer dapat menyesuaikan tarif pajak penjualan dengan sebagian kecil dari persentase. Misalnya, jika tarif pajak penjualan 7,5 persen dan manajer mengkodekan sistem untuk membebankan 7,6 persen, 0,1 persen tambahan dapat diambil skim setiap bulan sebelum pajak penjualan dibayarkan kepada negara. Sementara 0,1 persen tidak 'tampak seperti banyak, dan sebagian besar pelanggan bahkan tidak menyadarinya, itu bisa mencapai sejumlah besar uang selama satu tahun. Asumsikan bahwa penjualan rata-rata hanya $ 50, dan 1.000 penjualan terjadi per hari. Selama setahun overcharge pecahan akan berjumlah sekitar $ 18.000 per tahun.

Mendeteksi Penipuan Karyawan Ritel

Berikut ini adalah bendera merah umum yang perlu diwaspadai oleh manajer ritel. Meskipun kehadiran satu atau lebih bendera merah tidak membuktikan penipuan, itu seharusnya menimbulkan kekhawatiran dan menghasilkan penyelidikan tambahan. Bendera merah yang saya gunakan adalah:

– Meningkatkan biaya persediaan dengan mengurangi aktivitas penjualan

– Lebih rendah dari penjualan rata-rata per kasir

– Meningkatkan biaya tanpa peningkatan penjualan yang sesuai

– Jumlah transaksi lebih rendah per kasir

– Meningkatkan biaya personil (penggajian) dengan penjualan konstan atau menurun

– Dokumentasi tidak ada untuk mendukung pengembalian uang dan pengembalian.

Teknik yang dapat digunakan untuk mencegah penipuan ritel meliputi:

– Audit aktivitas register yang sering

– Penggunaan rentang aktivitas yang diterima (penjualan, jumlah transaksi, jumlah pengembalian uang, jumlah pembatalan, pengembalian uang, dan jumlah pembatalan) ditambah dengan laporan pengecualian yang mengidentifikasi aktivitas di luar rentang yang diharapkan.

– Penggunaan prosedur yang dirancang dengan baik untuk kasir dan penanganan uang tunai.

– Pelatihan yang tepat dan pengawasan kasir untuk memastikan kepatuhan dengan kebijakan dan prosedur yang ditetapkan.

Penipuan dan penyalahgunaan pekerjaan oleh karyawan seharusnya tidak diterima sebagai biaya normal dalam melakukan bisnis. Manajer ritel harus menyadari metode penipuan yang digunakan oleh karyawan dan kemudian merancang kontrol dan prosedur pengawasan untuk mengurangi risiko penipuan dan untuk mendeteksi kejadiannya.